“Mbak, tolong kirim invoice-nya, ya,”

Begitu isi pesan yang saya terima ketika pertama kali mendapatkan job review. “Invoice apaan? Harus ya? Damn, kirain abis resign dari kantor gue bakalan lepas dari dokumen-dokumen kayak gituan,” itu yang pertama kali tebersit di pikiran saya. Terus terang, saya tidak pernah menyangka bahwa setelah resign dari kantor bertahun lalu, “merdeka” dari dokumen ekspor impor lalu coming out jadi pekerja lepas, saya masih harus berurusan dengan administrasi semacam invoice. Terus terang pula, saya memang sudah lupa tentang bagaimana cara membuat invoice, packing list, bill of lading, PEB, dan dokumen ekspor impor lainnya.

Namun, pesan itu kembali mengingatkan saya. Lebih tepatnya, memaksa agar saya membuka kembali buku pelajaran Surat Menyurat Indonesia dan Akuntansi sewaktu SMK. Kita sudah pernah membahas tentang media kit untuk menjaring (((menjaring))) calon klien. Nah, sekarang waktunya payment release. Bagi teman-teman yang seumur hidup baru kali ini berurusan dengan invoice atau bagi Anda yang sudah lupa bagaimana membuatnya, yuk sama-sama belajar lagi biar job-nya makin lancar. *kedip-kedip

Pengertian Invoice

Invoice adalah dokumen atau tagihan yang dikirimkan atau dirilis oleh penjual kepada pembeli terkait transaksi jual beli barang/jasa. Berisi informasi berupa produk, kuantiti, harga, dan ketentuan pembayaran.

Invoice blogger adalah tagihan yang dikirimkan oleh blogger kepada klien (brand/agensi) atas jasa yang telah dilakukan oleh blogger. Jasa tersebut bisa berupa sponsored post, social media campaign (buzzer), sponsorship, dan lain-lain.

Isi Invoice

Ada beberapa jenis invoice, tergantung kepada penggunaan, perusahaan, jenis transaksi, dan negara tempat invoice tersebut dirilis. Khusus untuk blogger, berikut beberapa data yang sebaiknya ada di dalam invoice:

  1. Kata-kata “invoice”
  2. Logo blog (opsional)
  3. Nama dan kontak blogger (nama, URL blog, email, dan nomor telepon)
  4. Nama dan kontak klien (nama brand/agensi, alamat lengkap jika ada, kota, contact person, nomor telepon)
  5. Nomor invoice. Penomoran invoice sama seperti ketika membuat nomor surat. Anda bisa menggunakan nomor referensi atau kode unik Anda sendiri. Yang terpenting, mudah bagi Anda untuk menemukan kembali invoice tersebut di belantara laptop Anda yang dipenuhi foto aktor Korea draft blogpost itu. Contoh penomoroan invoice:
    1. INV/027 ➤ kode / nomor urut invoice
    2. INV/SP/X/027 ➤ kode / kode perihal (singkatan dari sponsored post) / tahun pembuatan / bulan pembuatan / nomor urut invoice
    3. INV/BZ/027 ➤ kode / kode perihal (singkatan dari buzzer) / nomor urut invoice
  6. Tanggal invoice
  7. Terms/payment terms ➤ ketentuan waktu pembayaran/kapan pembayaran harus diselesaikan oleh klien. Anda bisa mengisi sesuai dengan kesepakatan dengan klien. Beberapa payment terms sebagai bahan referensi:
    1. Due on receipt/due upon receipt ➤ Anda mengharapkan agar pembayaran dilakukan secepat mungkin, sejak invoice dikirimkan.
    2. Net 7, 10, 15, 30 ➤ pembayaran dilakukan paling lambat jumlah hari yang disebutkan setelah tanggal invoice.
    3. EOM ➤ end of month, pembayaran dilakukan pada akhir bulan yang sama dengan tanggal invoice.
  8. Due date ➤ batas waktu pembayaran. Disesuaikan dengan kesepakatan Anda dengan klien. Misalnya, dua minggu setelah job selesai. Jika Anda  menggunakan payment term “Net”, sebutkan tanggal yang pasti, hindari menggunakan kata-kata seperti “dua minggu” atau “sebulan setelah”.
  9. Project name (opsional) ➤ jenis jasa yang ditagihkan. Misalnya, review, buzzer, article placement, dll.
  10. Nomor urut jasa.
  11. Deksripsi jasa.
  12. Harga jasa.
  13. Pajak/diskon (jika ada)
  14. Total yang harus dibayarkan
  15. Catatan (opsional)
  16. Footer. Berisi informasi nomor rekening, nama akun, dan nama bank
  17. Lampiran (opsional) ➤ berisi bukti pekerjaan yang telah Anda lakukan. Contoh: URL blogspot + screenshoot, URL sharing di media sosial + screenshoot. Untuk pageview, komentar, dan engagement biasanya saya lampirkan di laporan, sebulan setelah blogpost.

 

Contoh Invoice

Sebagai desainer, terus terang saya tergoda untuk membuat invoice dengan desain super mewah dan elegan, tapi kemudian saya insaf bahwa yang terpenting dari invoice bukan desainnya, melainkan nominal tagihannya. Betul? Berikut contoh invoice:

 

CARA MEMBUAT INVOICE

Dahulu kala, kita terbiasa membuat invoice dengan Ms. Excel (waktu di kantor kami punya software sendiri). Seiring dengan kemajuan teknologi, membuat invoice jadi semudah menjentikkan jari. Atas nama produktivitas dan profesionalisme, saya merekomendasikan beberapa software dan aplikasi invoice sebagai bahan referensi Anda.

 

1.Zoho Invoice

 

Yang saya highlight dari Zoho Invoice adalah kita bisa menggunakannya secara gratis dan diberi pilihan untuk tidak subscribe newsletter atau notifikasi tidak penting lainnya. Meskipun gratis, fitur-fitur yang bisa kita gunakan saya kira lebih dari cukup untuk seorang blogger.

Fitur-fitur yang tersedia untuk free account:

  • Organization profile & settings ➤ data blog Anda, mata uang, email template, reminder, dsb.
  • Template ➤ tersedia beberapa jenis template invoice yang bisa Anda gunakan dan modifikasi.
  • Item ➤ untuk mengisi jenis jasa, deksripsi, dan rate.
  • Contact ➤ masukkan data klien Anda di sini.
  • Invoice  ➤ membuat invoice baru.
  • Project ➤ sesuai namanya, Anda bisa memasukkan daftar job yang tengah Anda lakukan.
  • Dashboad ➤ laporan.

Banyak sekali fitur-fitur lain yang menurut saya sangat membantu untuk tertib administrasi sekaligus productivity booster. Anda bisa menyimpan PDF dan langsung mengirimkannya kepada klien, bisa juga memberikan link invoice agar klien bisa membayarnya secara online. PDF yang dikirimkan tidak bisa diedit karena menggunakan password, sayangnya untuk pembayaran online hanya tersedia akun-akun yang tidak begitu familiar dengan yang digunakan di Indonesia. Oh, dan satu hal lagi: Zoho Invoice juga bisa digunakan dan diintegrasikan dengan aplikasi di smartphone.

 

2. Wave

Sama seperti Zoho, Wave juga tersedia dalam dua jenis akun: free dan pro. Namun, yang free juga cukuplah untuk small bussiness semacam bloggerpreneur mah. Fitur-fitur yang tersedia juga nyaris sama dengan Zoho, tapi yang ini user interface-nya lebih friendly.

Kekurangannya cuma dua: pilihan template-nya terbatas dan aplikasinya hanya tersedia untuk iOS.

 

3. Free Invoice Maker

 

 

Tampilannya tidak terlalu kece kalau menurut saya. Fitur yang disediakan untuk free account agak terbatas: hanya invoice generator dan daftar customers. Tidak ada laporan, tidak ada project, tidak ada apa-apa lagi. But still, mudah digunakan dan bermanfaat jika Anda memang tidak memerlukan fitur lainnya.

 

4. Invoice Generator

 

Jika Anda suka sesuatu yang instan dan tidak memerlukan record tambahan, Anda bisa menggunakan Invoice Generator. Sesuai namanya, fungsinya ya hanya untuk men-generate invoice, tidak lebih tidak kurang.

Beberapa hal tentang Invoice Generator:

  • Tidak perlu membuat akun
  • Tidak ada record
  • Hanya disediakan satu template
  • Pilihan file ➤ PDF
  • Tidak bisa diintegrasikan dengan aplikasi di smartphone
  • Bisa langsung dikirimkan ke email klien dengan alamat email Anda sebagai pengirimnya. Mirip-mirip ama dropshipper ya? 😀

 

5. Invoice Simple

 

Nah, kalau yang ini benar-benar aplikasi di Android dan iOS. Memang, fitur yang disediakan masih kalau ganas jika dibandingkan dengan aplikasi smartphone-nya Zoho atau Wave. Tapi, cukuplah kalau kata saya mah.

Beberapa hal tentang Invoice Simple:

  • Fitur: invoices (dikategorikan berdasarkan outstanding dan paid), estimates, reports, my items (daftar produk), dan client.
  • Fitur pembayaran: bank transfer, PayPal, dan lain-lain.
  • Jenis file invoice: PDF.
  • Bisa menambahkan logo di template, meski jenis template-nya segitu-segitu aja.
  • Bisa dikirimkan melalui email dan Whatsapp meski saya tidak merekomendasikan untuk mengirimkan invoice via WA.
  • Easy to use.
  • Bisa memasukkan lampiran berupa screenshoot di invoice.
  • Tidak ada iklan atau pemberitahuan untuk upgrade ke pro yang sering kali pop-up setiap 3 detik.

 

Jika Anda meminta pertimbangan saya, saya akan merekomendasikan Zoho dan Wave. Selain kelima aplikasi invoice yang disebutkan di atas, ada banyak sekali software dan aplikasi invoice generator yang bisa Anda gunakan. Ada juga Intuit yang kece badai tapi berbayar, ada juga Simple Invoicing-nya Google yang menurut saya sih payah.

Demikian sharing session kali ini, semoga bermanfaat. Jika Anda punya rekomendasi tambahan, please feel free untuk menyebutkannya di kolom komentar. Well, apa pun invoice generator pilihan Anda, ada satu hal yang harus Anda jadikan catatan: pastikan invoice Anda dibayar. Itu yang paling penting. 😀

Salam,

~eL

Share This