Cara Membuat Invoice Online + 6 Aplikasi Invoice Gratis

“Teh, bagaimana cara buat invoice online?” tanya seorang bloger, sebut saja Mawar.

Sebagai lulusan SMEA a.k.a SMK Manajemen Perkantoran prodi sekretaris, jiwa saya terpanggil. Maka, artikel ini dibuat untuk menjawab pertanyaan Mawar sekaligus untuk Anda yang masih bingung ketika harus membuat invoice.

---

Pengertian Invoice

Invoice adalah dokumen atau tagihan yang dikirimkan atau dirilis oleh penjual kepada pembeli terkait transaksi jual beli barang/jasa. Berisi informasi berupa produk, kuantiti, harga, dan ketentuan pembayaran.

Siapa saja yang perlu membuat invoice? Dalam konteks perorangan, kitalah si penyedia jasa yang harus membuat invoice.

Invoice blogger adalah tagihan yang dikirimkan oleh blogger kepada klien (brand/agensi) atas jasa yang telah dilakukan oleh blogger. Jasa tersebut bisa berupa sponsored post, social media campaign (buzzer), sponsorship, dan lain-lain.

Invoice freelancer adalah tagihan yang dikirimkan oleh pekerja lepas kepada klien atas jasa yang dikerjakan oleh freelancer.

---

Isi Invoice

Sebelum membahas cara buat invoice online, sebaiknya kita kenalan dulu dengan hal-hal atau poin apa saja yang perlu dicantumkan di dalam invoice.

Ada beberapa jenis invoice, tergantung kepada penggunaan, perusahaan, jenis transaksi, dan negara tempat invoice tersebut dirilis. Khusus untuk bloger dan freelancer, berikut beberapa data yang sebaiknya ada di dalam invoice:

1. Kata-kata “invoice”
2. Logo (opsional)
3. Nama dan kontak (nama, URL blog, email, dan nomor telepon)
4. Nama dan kontak klien (nama brand/agensi, alamat lengkap jika ada, kota, contact person, nomor telepon)
5. Nomor invoice. Penomoran invoice sama seperti ketika membuat nomor surat. Anda bisa menggunakan nomor referensi atau kode unik Anda sendiri. Yang terpenting, mudah bagi Anda untuk menemukan kembali invoice tersebut di belantara laptop Anda yang dipenuhi foto aktor Korea draft blogpost itu. Contoh penomoroan invoice:
   • INV/027 ➤ kode / nomor urut invoice
   • INV/SP/X/027 ➤ kode / kode perihal (singkatan dari sponsored post) / tahun pembuatan / bulan pembuatan / nomor urut invoice
   • INV/BZ/027 ➤ kode / kode perihal (singkatan dari buzzer) / nomor urut invoice
6. Tanggal invoice
7. Terms/payment terms ➤ ketentuan waktu pembayaran/kapan pembayaran harus diselesaikan oleh klien. Anda bisa mengisi sesuai dengan kesepakatan dengan klien. Beberapa payment terms sebagai bahan referensi:
   • *Due on receipt/due upon receipt *➤ Anda mengharapkan agar pembayaran dilakukan secepat mungkin, sejak invoice dikirimkan.
   • Net 7, 10, 15, 30 ➤ pembayaran dilakukan paling lambat jumlah hari yang disebutkan setelah tanggal invoice.
   • EOM ➤ _end of month, _pembayaran dilakukan pada akhir bulan yang sama dengan tanggal invoice.
8. Due date ➤ batas waktu pembayaran. Disesuaikan dengan kesepakatan Anda dengan klien. Misalnya, dua minggu setelah job selesai. Jika Anda  menggunakan payment term “Net”, sebutkan tanggal yang pasti, hindari menggunakan kata-kata seperti “dua minggu” atau “sebulan setelah”.
9. Project name (opsional) ➤ jenis jasa yang ditagihkan. Misalnya, review, buzzer, article placement, dll.
10. Nomor urut jasa.
11. Deksripsi jasa.
12. Harga jasa.
13. Pajak/diskon (jika ada)
14. Total yang harus dibayarkan
15. Catatan (opsional)
16. Footer. Berisi informasi nomor rekening, nama akun, dan nama bank
17. Lampiran (opsional) ➤ berisi bukti pekerjaan yang telah Anda lakukan. Contoh: URL blogspot + screenshoot, URL sharing di media sosial + screenshoot. Untuk pageview, komentar, dan engagement biasanya saya lampirkan di laporan, sebulan setelah blogpost.

---

Contoh Invoice

Sebagai desainer, terus terang saya tergoda untuk membuat invoice dengan desain super mewah dan elegan, tapi kemudian saya insaf bahwa yang terpenting dari invoice bukan desainnya, melainkan nominal tagihannya. Betul?

Berikut contoh invoice:

---

Aplikasi Untuk Membuat Invoice Online Gratis

Dahulu kala, kita terbiasa membuat invoice dengan Ms. Excel (waktu di kantor kami punya software sendiri). Seiring dengan kemajuan teknologi, membuat invoice jadi semudah menjentikkan jari. Atas nama produktivitas dan profesionalisme, saya merekomendasikan beberapa software dan aplikasi invoice sebagai bahan referensi Anda.

1. Paper ID

Paper ID merupakan software invoicing asal Indonesia. Bisa digunakan untuk personal maupun perusahaan. Tampilannya yang eyecatching tapi tidak terlalu ramai. Fitur-fiturnya juga lengkap sehingga memudahkan kita saat membuat invoice online.

Pada saat artikel ini pertama kali ditulis (2016), mereka baru saja lahir. Setelah artikel ini diperbaharui (2021), saya sudah menggunakan Paper ID selama bertahun-tahun. Tersedia 3 pilihan akun: gratis, Jet, dan Rocket. Biaya berlangganannya pun cukup murah, hanya 82 ribu per bulan untuk Jet dan 165 ribu rupiah untuk Rocket. Cocok sekali untuk Anda para bloger atau yang baru mulai jadi freelancer.

Tampilan dasboard-nya seperti ini:

Beberapa fitur yang cocok untuk bloger dan freelancer:

• Partner
  Di sini Anda bisa memasukkan data klien dan supplier.
• Invoice
  Ada dua jenis invoice yang bisa Anda buat: sales dan purchase. Sales invoice untuk membuat tagihan ke klien, purchase invoice untuk pengeluaran-pengeluaran atau biaya operasional.
• Order
  Ini fitur yang paling saya suka. Kita bisa mencatat semua order yang diterima sehingga mudah sekali untuk tracking penghasilan, misalnya.
• Payment
  Pembayaran masuk dan pembayaran keluar.
• Product
  Kita bisa mengelompokkan produk dan jasa. Sebagai freelancer yang bergerak di banyak bidang, fitur product sangat membantu untuk mengelompokkan berbagai jasa dan barang yang saya jual.
• Report
  Membuat laporan keuangan atau cashflow juga mudah sekali karena tersedia fiturnya. Meski, sebagai anak administrasi perkantoran yang sering mabal saat pelajaran akuntansi, kadang saya bingung juga membaca laporannya. :D

Paper ID bisa digunakan di desktop maupun ponsel melalui aplikasi sehingga Anda bisa membuat invoice kapan pun di mana pun. Anda bisa mengirimkan langsung via email atau mengunduh file PDF-nya dan mengirimkan ke klien.

Untuk desain invoice tersedia 7 template bawaan dan agak sulit dikustomisasi lebih jauh, tapi saya pikir itu tidak terlalu jadi masalah karena eh karena desain invoice mah enggak penting. Yang penting apaaa? Betcul, yang penting mah invoice cair dalam waktu sesingkat-singkatnya. :D

---

2. Zoho Invoice

Aplikasi invoice online gratis berikutnya adalah Zoho. Yang saya highlight dari Zoho Invoice adalah kita bisa menggunakannya secara gratis dan diberi pilihan untuk tidak subscribe newsletter atau notifikasi tidak penting lainnya. Meskipun gratis, fitur-fitur yang bisa kita gunakan saya kira lebih dari cukup untuk seorang blogger.

Fitur-fitur yang tersedia untuk free account:

• Organization profile & settings ➤ data blog Anda, mata uang, email template, reminder, dsb.
• *Template *➤ tersedia beberapa jenis template invoice yang bisa Anda gunakan dan modifikasi.
• Item ➤ untuk mengisi jenis jasa, deksripsi, dan rate.
• *Contact *➤ masukkan data klien Anda di sini.
• Invoice  ➤ membuat invoice baru.
• *Project *➤ sesuai namanya, Anda bisa memasukkan daftar job yang tengah Anda lakukan.
• *Dashboad *➤ laporan.

Banyak sekali fitur-fitur lain yang menurut saya sangat membantu untuk tertib administrasi sekaligus productivity booster. Anda bisa menyimpan PDF dan langsung mengirimkannya kepada klien, bisa juga memberikan link invoice agar klien bisa membayarnya secara online.

PDF yang dikirimkan tidak bisa diedit karena menggunakan password, sayangnya untuk pembayaran online hanya tersedia akun-akun yang tidak begitu familiar dengan yang digunakan di Indonesia. Oh, dan satu hal lagi: Zoho Invoice juga bisa digunakan dan diintegrasikan dengan aplikasi di smartphone.

---

3. Wave

Selain Paper ID dan Zoho, kita juga bisa buat invoice online dengan Wave. Sama seperti Zoho, Wave juga tersedia dalam dua jenis akun: free dan pro. Namun, yang free juga cukuplah untuk small bussiness semacam bloggerpreneur mah. Fitur-fitur yang tersedia juga nyaris sama dengan Zoho, tapi yang ini tampilannya lebih friendly.

Kekurangannya cuma dua: pilihan template-nya terbatas dan aplikasinya hanya tersedia untuk iOS.

---

4. Free Invoice Maker

Tampilannya tidak terlalu kece kalau menurut saya. Fitur yang disediakan untuk free account agak terbatas: hanya invoice generator dan daftar customers. Tidak ada laporan, tidak ada project, tidak ada apa-apa lagi. But still, kita masih bisa bikin invoice online secara gratis dengan Free Invoice Maker. Pun, aplikadi ini mudah digunakan dan bermanfaat jika Anda memang tidak memerlukan fitur lainnya.

---

5. Invoice Generator

Jika Anda suka sesuatu yang instan dan tidak memerlukan record tambahan, Anda bisa menggunakan Invoice Generator. Sesuai namanya, fungsinya ya hanya untuk membuat invoice online, tidak lebih tidak kurang.

Beberapa hal tentang Invoice Generator:

• Tidak perlu membuat akun
• Tidak ada record
• Hanya disediakan satu template
• Pilihan file ➤ PDF
• Tidak bisa diintegrasikan dengan aplikasi di smartphone
• Bisa langsung dikirimkan ke email klien dengan alamat email Anda sebagai pengirimnya. Mirip-mirip ama dropshipper ya? :D

---

6. Invoice Simple

Nah, kalau yang ini benar-benar aplikasi di Android dan iOS. Memang, fitur yang disediakan masih kurang kalau ganas jika dibandingkan dengan aplikasi smartphone-nya Zoho atau Wave. Tapi, cukuplah untuk buat invoice online kalau kata saya mah, gratis pula ya kan.

Beberapa hal tentang Invoice Simple:

• Fitur: invoices (dikategorikan berdasarkan outstanding dan paid), estimates, reports, my items (daftar produk), dan client.
• Fitur pembayaran: bank transfer, PayPal, dan lain-lain.
• Jenis file invoice: PDF.
• Bisa menambahkan logo di template, meski jenis template-nya segitu-segitu aja.
• Bisa dikirimkan melalui email dan Whatsapp meski saya tidak merekomendasikan untuk mengirimkan invoice via WA.
• Easy to use.
• Bisa memasukkan lampiran berupa screenshoot di invoice.
• Tidak ada iklan atau pemberitahuan untuk upgrade ke pro yang sering kali pop-up setiap 3 detik.

---

Jika Anda meminta pertimbangan saya, saya akan merekomendasikan Paper ID atau Zoho. Selain keenam aplikasi invoice yang disebutkan di atas, ada banyak sekali software dan aplikasi invoice generator yang bisa Anda gunakan. Ada juga Intuit yang kece badai tapi berbayar, ada juga Simple Invoicing-nya Google yang menurut saya sih payah.

Demikian ngobrol-ngobrol kita tentang cara buat invoice online kali ini, semoga bermanfaat. Jika Anda punya rekomendasi tambahan, please feel free untuk menyebutkannya di kolom komentar. Well, apa pun aplikasi invoice online pilihan Anda, ada satu hal yang harus Anda jadikan catatan: pastikan invoice Anda dibayar. Itu yang paling penting. (eL)